Un cachet est un signe distinctif d’une personne physique ou morale, qui est imprimé au moyen d’un tampon. Il s’agit d’un certificat de crédibilité qui donne une valeur juridique aux documents et aux lettres. La législation française n’impose pas aux entreprises l’obligation de disposer d’un cachet, elle définit seulement les conditions de sa possession et de son utilisation par les organismes publics. Le fait d’avoir un tampon nous apporte-t-il des avantages mesurables comme :
Gagner du temps
En pratique, avoir un tampon vous fera gagner beaucoup de temps, car vous n’aurez pas à remplir tous vos documents avec une signature manuscrite, juste un tampon. Toutes les lettres et tous les documents sortants doivent comporter une signature, mais celle-ci peut être remplacée par le cachet de l’entreprise. Ainsi, avoir un tampon est souvent pratique dans les contacts avec nos entrepreneurs ou nos clients, et même indispensable dans les contacts avec l’Institution d’assurance sociale ou les banques.
Crédibilité de l’entreprise
Deuxièmement, le cachet accroit la crédibilité de l’entreprise. Si nous avons un cachet, nous sommes perçus comme une entreprise fiable et digne de confiance, et non comme une entreprise « fantôme », qui disparaitra du marché dans les prochaines années. La crédibilité de notre entreprise peut également être demandée par de grandes institutions telles que des banques ou des coopératives de crédit, surtout si notre entreprise n’est pas sur le marché depuis de nombreuses années.
Publicité
Peu de gens savent qu’un cachet peut aussi être une sorte de publicité. Nous apposons des tampons sur de nombreux documents, en commençant par les factures, en passant par les virements bancaires, la correspondance de l’entreprise et en terminant par tous les documents importants émis par l’entreprise. Un client potentiel peut voir notre tampon à différents endroits, enregistrant ainsi nos données, qui seront ensuite utilisées pour nous contacter. C’est pourquoi il est également utile d’y apposer des éléments tels que votre logo ou votre adresse électronique.
Facilité de contact
Outre la publicité proprement dite, chaque cachet comporte enfin les données de notre entreprise, qui constituent pour les clients potentiels une source de nos coordonnées. Le cachet est plus visible que le texte imprimé, et si nous ne faisons que signer un document, notre numéro de téléphone ou notre adresse professionnelle n’apparait nulle part.
Faciliter le travail
Les tampons d’entreprise facilitent certainement le travail. La signature prend vraiment beaucoup de temps et si vous faites autre chose que signer, un cachet d’entreprise vous facilitera la tâche et vous épargnera un mal de tête.
Contenu d’un cachet
Si vous êtes arrivé à la conclusion que vous avez besoin d’un cachet, vous devez réfléchir à ce qui doit y figurer. Malheureusement, vous n’avez pas le choix ici, vous devez inclure les données les plus importantes de notre entreprise, afin de respecter la législation en vigueur.
Sur le cachet, qu’il s’agisse d’une société de droit commercial ou d’une personne physique exerçant une activité commerciale, il doit y en avoir un :
- nom complet (de la société ou de l’entreprise) ; en outre, s’il s’agit d’une personne physique – le prénom et le nom de l’entrepreneur
- siège social et adresse
- NIP – Numéro d’identification fiscale
En outre, s’il s’agit d’une société de droit commercial :
- la désignation du tribunal d’enregistrement où est conservée la documentation de la société et le numéro d’inscription de la société au registre
- dans le cas des sociétés par actions, le montant du capital social et du capital libéré
